Viagens corporativas: saiba o que é e como fazer a gestão das despesas

As viagens de negócios são um componente importante na gestão de empresas. Avanços na tecnologia, como reuniões virtuais e transferência digital de documentos, são uma grande vantagem para o mercado de viagens de hoje, mas muitas empresas contam com encontros pessoais e redes globais. 

Gerenciar os preparativos de viagens corporativas da equipe tornou-se uma consideração cada vez mais importante, à medida que as empresas lidam com restrições orçamentárias, aumento dos custos de viagens e disponibilidade limitada nos principais destinos de negócios. 

Neste artigo vamos te ajudar a entender como funcionam e o que é preciso no planejamento das viagens corporativas, além da importância e dicas para fazer o gerenciamento das despesas. 

Como funcionam as viagens corporativas? 

As viagens corporativas funcionam da seguinte maneira: um funcionário viaja em nome da empresa para se reunir com pessoas com objetivo de construir ou propagar seu negócio, ou quando eles viajam para vender seus produtos ou treinar pessoas sobre como usá-los.

Portanto, se você possui ou trabalha para uma empresa que tem funcionários viajando a negócios, isso é uma viagem corporativa, independente da frequência ou destino. Mas essa é uma área em que a maioria das empresas enfrenta dificuldades.

Mesmo se você achar que está tudo sob controle, ainda pode te custar muito tempo e esforço apenas para lidar com tarefas que deveriam ser simples. Há voos para reservar, acomodações para providenciar e uma lista interminável de despesas e tarefas diversas para manter em controle.

Mas apesar das dificuldades, as viagens a trabalho podem ser altamente produtivas e um prazer para os funcionários, e devem ser uma forma de expandir sua rede, aumentar a exposição de sua empresa e criar experiências duradouras.

E seja qual for o motivo do deslocamento, se não houver diretrizes em vigor, isso pode custar à sua empresa mais dinheiro do que deveria. Por isso é importante que a empresa planeje perfeitamente tudo relacionado às viagens corporativas. Veja como, logo abaixo. 

Viagens corporativas: dicas de planejamento

Estar por dentro da política de viagens corporativas da empresa é o primeiro item do planejamento que o RH ou gestor deve cumprir, já que estar de acordo com a organização é essencial. Feito isso, você pode seguir as dicas a seguir: 

• Realize a reserva do avião ou aluguel de carro pensando na jornada porta a porta, comparando o tempo de viagem com o custo e a conveniência;
• Escolher o tipo de acomodação e verifique as políticas de hotel;
• Criar um itinerário que facilite todo o processo, desde o tempo gasto no deslocamento, os nomes das pessoas que você vai encontrar, até suas reservas de viagens e endereço de hotel;
• Faça uma pesquisa do destino para evitar riscos desnecessários;
• Não se esqueça de separar a documentação. Viajar entre países, por exemplo, exige um passaporte válido e atualizado, passagens e, às vezes, um visto.

É importante lembrar que você pode se beneficiar fazendo o gerenciamento de viagens corporativas. Existem empresas de gestão de viagens corporativas que são usadas por organizações para ajudar a administrar a estratégia de viagens de negócios. Vamos falar mais sobre isso a seguir.

Qual a importância da gestão de viagens corporativas?

Fazer a gestão das viagens corporativas é importante para gerenciar e compreender totalmente informações que ajudam a identificar áreas onde você pode economizar dinheiro, gerenciamento de contas para fornecer conselhos e pacotes de revisão abrangente, além do rastreamento para ajudar a cumprir suas obrigações de requisitos de cuidados.

Simplificando, o gerenciamento de viagens é a estrutura que uma empresa possui para supervisionar e facilitar as viagens de negócios. Isso inclui os processos de planejamento de uma viagem para reserva e pagamento de tudo o que for necessário, e as aprovações e documentos necessários para garantir a conformidade.

Algumas empresas terceirizam isso para agências de viagens especializadas. Outros trazem gerentes de viagens dedicados. E há ainda a opções de automatizar grande parte do gerenciamento de viagens, utilizando um cartão viagem, por exemplo, o que é melhor para todos na empresa. Veja as vantagens em fazer a gestão de viagens corporativas.

Eficiência

Globalmente, as viagens corporativas estão aumentando e, para muitas empresas, uma força de trabalho móvel ainda é um grande investimento. O gerenciamento dessas viagens  se concentra em aumentar a economia de custos ao lado de relatórios aprimorados para fornecer eficiência futura.

Satisfação do funcionário  

Fazer a gestão de viagens corporativas também pode aumentar a satisfação do funcionário. Com um trabalho administrativo menos demorado para adicionar à lista, seu funcionário tem mais tempo produtivo para trabalhar no negócio principal. 

Organização

As políticas de viagens corporativas são importantes porque permitem que as empresas controlem os custos de envio de funcionários em viagens de trabalho e permitem que as empresas tenham algum controle sobre a experiência de viagem e segurança do funcionário.

Uma política de viagens típica cobrirá itens como quais fornecedores os funcionários devem usar, como eles devem reservar a viagem, quais custos são cobertos por um cartão viagem e como funciona o reembolso.

O que é um sistema de gestão de viagens corporativas?

Como o nome sugere, esses sistemas ajudam as empresas a gerenciar viagens. O objetivo desses sistemas é supervisionar, regular e coordenar as atividades de viagens e despesas dos funcionários de uma empresa.

Essas são tarefas em grande parte manuais que normalmente seriam feitas por administradores de escritório ou talvez por um gerente de viagens dedicado em uma empresa.

Com um sistema de gerenciamento de viagens, esse trabalho pode ser simplificado ou totalmente automatizado. O objetivo é liberar a equipe para um trabalho mais valioso do que monitorar os planos de viagem de outras pessoas.

Eles podem ter ferramentas criadas especificamente para o serviço, como o caso do cartão viagem, em que todas as despesas ficam concentradas em um só lugar. E caso falte saldo no cartão, é rápido e fácil colocar mais créditos por meio de um Portal de Serviços Online.

Assim, a empresa não se preocupa com reembolso ou pagamentos antecipados em conta corrente ou ainda, adiantamentos em espécie, e nem o seu funcionário tem que tirar do bolso e aguardar o ressarcimento. Ou seja, é melhor para os dois lados.

Portanto, se as viagens desempenham um papel importante na gestão de seus negócios, pode valer a pena considerar a possibilidade de fazer o gerenciamento de viagens corporativas. Dessa forma, é possível controlar as despesas incorridas pela sua equipe.